Depuis presque un an, la crise du Covid a bousculé toutes les manières de travailler. Le télétravail s’est imposé comme la méthode la plus sure pour protéger la santé des collaborateurs et avec lui, le management direct vit sa révolution. Onze mois plus tard, les responsables et RH continuent d’affirmer que manager des équipes à distance est un de leurs principaux défis pour 2021.
Retour sur les bonnes pratiques
Depuis que les équipes dans leur quasi totalité sont confrontées à un télétravail massif, les managers ont dû s’organiser. Même si certains responsables ayant perdu leurs repères ont fini par interdire le télétravail, malgré les vagues épidémiques (voir mon article à ce sujet). Fort heureusement, ils ne sont pas en majorité.
Alors quelles sont les bonnes pratiques observées dans le travail à distance ?
Un cadre fixe partagé par tous
L’une des bonnes pratiques consiste à s’assurer que tout le monde connait les objectifs de l’équipe et la routine de fonctionnement du groupe dans ce mode dégradé (ou devrais-je peut-être dire dans cette nouvelle normalité). Car en effet, le télétravail était plutôt rare auparavant et correspondait fréquemment à une activité individuelle. Lorsqu’il s’agissait de faire son administration chez soi un vendredi, il n’y avait pas de problème. Mais maintenant que les relations de toute l’équipe sont impactées, comment les organiser ?
Connaitre les règles de fonctionnement du groupe est donc essentiel. Il peut s’agir d’une charte ou d’une procédure. L’essentiel est qu’il y ait le moins d’implicite possible. Ces règles doivent notamment préciser :
- quels sont les objectifs
- quand et comment chacun peut être contacté individuellement
- quels sont les temps de partage en groupe imposés
- quelles est la routine de fonctionnement pour le partage des nouvelles informations
- comment sont organisées les discussions sur un sujet (par mail ? circuit de validation, etc).
- ce qu’il est requis de faire pendant son temps de télétravail (tenue, règle pour la caméra, participation aux réunions, etc.)
- le type de reporting mis en place
- comment le temps personnel est protégé
La confiance avant tout
Le grand dérape managériale en télétravail est celui du micromanagement. Des managers inquiets ou envahissants peuvent avoir tendance à contrôler l’activité de leurs collègues en imposant un agenda trop stricte (une réunion tous les matins à 08h30 pour s’assurer que tout le monde répond présent) ou en les contactants par surprise plusieurs fois par jour (tel un client mystère). Ce type de fonctionnement tape clairement sur le système.
On ne saurait trop rappeler que la base d’une équipe est la confiance en ses membres. En télétravail, cette confiance doit être renouvelée. Une bonne pratique est donc de s’astreindre autant que faire se peut aux règles fixées dans la charte partagée de l’équipe.
L’hypothèse de base est donc que le collaborateur contacte son manager spontanément s’il a un soucis ou un besoin. Aucune nécessité de faire le tour de l’équipe quotidiennement.
Une proximité renouvelée
Le télétravail peut toutefois être vécu comme un isolement professionnel et une focalisation sur les tâches productives. Pour éviter la lassitude et garder les liens, de nombreuses équipes ont pris l’habitude d’instaurer des moyens d’échanges informels. Il peut s’agir :
- d’un petit déjeuner ou d’un gouter virtuel d’équipe
- des moments de célébration (anniversaire, succès d’équipe,…)
- de se joindre aux moments informels d’autres équipes de l’entreprise
- de groupes de discussions informelles (style WhatsApp ou Slack) sur lesquels l’équipe est libre d’échanger sur des éléments sans rapport avec le travail
Bien entendu, ces moments peuvent aussi se faire en petit comité, voire à deux. Certains managers ont ainsi pris l’habitude (et c’est planifié dans la charte) de se prendre un café virtuel à jour fixe avec chacun des membres de leur équipe. L’important c’est d’être à l’écoute du ressenti individuel et collectif des collaborateurs.
Des outils adaptés pour manager des équipes à distance
Un des challenges pour manager les équipes à distance a été pour l’IT de s’assurer de l’opérationnalité et de la sécurité des échanges. Si les mesures prises sont propres à chaque entreprise ou institution, il n’en demeure pas moins qu’il existe un éventail d’outils type qui répond à des besoins spécifiques et qui facilite le télétravail.
| Communication en temps réel | Voir le sourire de chacun et s’entendre quand on se rencontre | Zoom, Meet, Skype |
| Communiquer de façon asynchrone | Créer une communauté avant de se rencontrer et rester connecté entre les sessions | Slack, HipChat |
| Partager des contenus | Centraliser les documents de l’entreprise | Serveur ou Google Drive, Dropbox |
| Rester organisé | Suivre les projets et les tâches de chacun | Asana, Trello, BaseCamp |
| Penser visuellement | Brainstormer, collaborer comme en salle de réunion | Mural, Invision, |
Ces outils qui remplacent en partie ce qu’il était possible de faire en présentiel, obligent à intégrer dans la charte de travail à distance leurs règles d’utilisation pour l’équipe.
Dans ce post (lien vers l’article), j’expliquais pourquoi les visioconférences nous fatiguent. Rappelons qu’il est important de pouvoir débrancher et que toutes les réunions Zoom n’ont pas vocation à être tenue avec une caméra allumée.
Conclusions
Malgré toutes ces bonnes pratiques, des défis liés au télétravail demeurent. L’impact à moyen terme de l’isolement, d’un équilibre de vie perturbé et du sédentarisme restent à analyser. Et un travail de fond sur la gestion du stress des individus et des équipes doit être mené.
Reste que, certains ont trouvé dans le télétravail un modèle de fonctionnement qui leur convient tout à fait et ils ne sont pas prêt à revenir si facilement au bureau. Et s’il y a un enseignement à tirer de toute crise, celle du Covid pourrait être que le travail ne pourra jamais plus se résumer à métro, boulot, dodo.
