En tant que cadre, vous devez souvent jongler avec de nombreuses responsabilités et tâches quotidiennes. Il est fréquent de se sentir débordé et de manquer de temps pour tout réaliser. Dans cet article, nous vous proposons des astuces et conseils pour trouver du temps, même lorsque vous avez l’impression de ne pas en avoir.
1. Planifiez et priorisez vos tâches
Commencez par établir une liste de toutes les tâches que vous devez accomplir et classez-les par ordre de priorité. Utilisez un outil de gestion de tâches ou un simple cahier pour organiser et planifier vos activités. Si vous maitriser la méthode de pareto 80-20 ou la matrice Urgent / Important c’est le moment de vous en servir.
Cette approche vous permet de visualiser vos responsabilités et de vous concentrer sur les tâches les plus importantes. En priorisant vos tâches, vous optimiserez votre temps et réduirez le stress lié à un emploi du temps surchargé.
2. Développez une routine quotidienne
Établir une routine quotidienne vous aidera à structurer votre journée et à optimiser votre temps. Essayez de vous lever tôt et consacrez du temps à des activités importantes avant de vous plonger dans vos responsabilités professionnelles. Profitez par exemple de ce moment pour méditer, faire de l’exercice ou planifier votre journée. Une routine matinale solide vous permet de commencer la journée de manière productive et équilibrée.
Idem pour votre journée de travail, planifiez au maximum vos activités en vous laissant des plages libres et de détente. Prenez l’habitude de commencez vos journées par ce qui vous plait le moins ou ce qui requière le plus de travail. Le reste de la journée vous paraitra plus légère et vous serez plus efficace.
3. Apprenez à déléguer
Déléguer est une compétence essentielle pour tout cadre. En déléguant certaines tâches à des membres de votre équipe, vous pouvez vous concentrer sur les responsabilités les plus importantes. Déléguer vous permet aussi de donner l’opportunité à votre équipe de développer leurs compétences et de renforcer leur confiance en eux.
Déléguer ne s’improvise pas et demande une préparation sur le degré de liberté que vous transmettez avec les objectifs délégués. Une mauvaise préparation signifie prendre plus de temps encore pour corriger ou surveiller. Alors musclez cette compétence pour quelle vous apporte plus de sérénité qu’autre chose.
4. Éliminez les distractions
Les distractions peuvent rapidement grignoter votre temps précieux. Identifiez les distractions qui vous empêchent de vous concentrer sur vos tâches et éliminez-les autant que possible. Cela peut inclure la désactivation des notifications de médias sociaux ou la mise en place d’un espace de travail silencieux et dédié.
Une des habitudes les plus chronophages est la lecture des mails dès qu’ils arrivent. Chaque fois que vous interrompez pour lire un mail, votre cerveau aura besoin de plusieurs minutes pour se concentrer à nouveau. C’est inefficace. Une bonne pratique est de planifier dans vos agendas des plages horaires consacrées au traitement de vos mails.
5. Utilisez (potentiellement) la technique Pomodoro
Pour celles et ceux qui n’arrive pas à rester concentré, pensez à la technique et aux app Pomodoro. Elle consiste à travailler par intervalles de 25 minutes, suivis d’une pause de 5 minutes. Après quatre cycles de travail, prenez une pause plus longue de 15 à 30 minutes. Cette méthode vous aide à maintenir votre concentration et à éviter la fatigue mentale. De plus, les pauses régulières vous permettent de vous ressourcer et d’être plus productif lorsque vous retournez à votre travail.
6. Apprenez à dire non
Il est important de reconnaître vos limites et d’apprendre à dire non à certaines demandes. Accepter trop de responsabilités peut entraîner un épuisement professionnel et nuire à votre efficacité. En disant non aux tâches non essentielles, vous pouvez consacrer plus de temps aux priorités importantes et maintenir un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Ça c’est la base.
Maintenant, si vous ne savez pas dire non, il est temps de travailler votre assertivité. Si vous savez dire non mais que vous continuez de dire oui, vous êtes peut-être workaholic… Dans les deux cas, vous ne vous laissez pas la chance de vous focaliser sur ce qui votre vraie valeur ajoutée.
7. Planifiez des moments de détente et de récupération
Il est essentiel de prendre soin de votre bien-être mental et physique pour maintenir une bonne productivité. Planifiez régulièrement des moments de détente et de récupération pour éviter l’épuisement. Cela peut inclure des pauses courtes pendant la journée, des week-ends et des vacances pour vous ressourcer et vous déconnecter de votre travail.
En conclusion
Trouver du temps lorsqu’on n’a pas le temps peut sembler impossible, mais en adoptant ces habitudes, vous pourrez optimiser votre emploi du temps et gagner en productivité. Planifiez et priorisez vos tâches, éliminez les distractions, déléguez, et accordez-vous des moments de récupération pour mieux gérer votre temps et réussir dans vos fonctions de cadre.
